Politique de confidentialitéPrivacy Policy

Notre engagement

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, par exemple un nom, un courriel, un numéro de téléphone ou un historique d’achats.

Cette politique s’applique lorsque vous visitez notre site web (mallar.ca), communiquez avec nous, demandez une soumission, utilisez l’un de nos services (réception téléphonique ou secrétariat virtuel), accédez à votre portail client ou posez votre candidature chez Mallar.

Mallar est une entreprise du Québec. Nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels).

Our commitment

Personal information is any information that relates to an individual and allows that person to be identified, for example a name, an email address, a phone number or a purchase history.

This policy applies when you visit our website (mallar.ca), contact us, request a quote, use one of our services (Phone Answering Service or Virtual Secretary), access your client portal or apply for a job at Mallar.

Mallar is a Quebec business. We comply with the Act respecting the protection of personal information in the private sector (CQLR, c. P-39.1), as amended by Law 25 (An Act to modernize legislative provisions as regards the protection of personal information).

Renseignements que nous recueillons

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins décrites dans cette politique, par des moyens licites et, dans la mesure du possible, directement auprès de vous. Selon votre relation avec nous, il peut s’agir des renseignements suivants :

• Coordonnées : nom, entreprise, titre, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse.
• Compte et mandat : services choisis, fiche de service (script d’accueil, heures, personnes-ressources, règles de transfert, procédures d’urgence), accès à votre agenda ou à votre courriel lorsque vous nous le demandez, et échanges avec notre équipe.
• Appels et messages : numéro de l’appelant, voix, nom et coordonnées donnés pendant l’appel, motif de l’appel, message laissé, rendez-vous pris, ainsi que la transcription et le résumé de l’appel.
• Facturation et paiement : adresse de facturation, mode de paiement, détail de l’utilisation à la minute et historique de facturation.
• Clavardage et formulaires : messages envoyés à notre assistante virtuelle et renseignements soumis pour réserver un appel découverte.
• Candidature : CV, expérience, formation et références, lorsque vous postulez chez Mallar.
• Renseignements techniques : adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation, pages consultées et interactions avec notre site web.

Comment nous les recueillons

Nous les recueillons directement auprès de vous (formulaires, clavardage, courriel, téléphone, réservation d’un appel, portail client, contrat), automatiquement lorsque vous naviguez sur notre site (témoins et technologies semblables) et, pour les appels, auprès des personnes qui joignent nos clients. Avec votre consentement, nous pouvons aussi les recueillir auprès de tiers, par exemple les personnes que vous nous donnez comme références.

Si vous nous transmettez des renseignements sur d’autres personnes (vos employés ou vos clients), vous devez avoir le droit de le faire.

Personal information we collect

We collect only the information needed for the purposes described in this policy, by lawful means and, whenever possible, directly from you. Depending on your relationship with us, this may include the following:

• Contact details: name, business, title, email address, phone number and address.
• Account and mandate: services selected, service sheet (greeting script, hours, key contacts, transfer rules, emergency procedures), access to your calendar or email when you ask us to, and your exchanges with our team.
• Calls and messages: caller’s phone number, voice, name and contact details given during the call, reason for the call, message left, appointments booked, as well as the call transcript and summary.
• Billing and payment: billing address, payment method, per-minute usage details and billing history.
• Chat and forms: messages sent to our virtual assistant and information submitted to book a discovery call.
• Job applications: résumé, experience, education and references, when you apply for a job at Mallar.
• Technical information: IP address, browser type, operating system, pages viewed and interactions with our website.

How we collect it

We collect it directly from you (forms, chat, email, phone, call booking, client portal, contract), automatically when you browse our website (cookies and similar technologies) and, for calls, from the people who contact our clients. With your consent, we may also collect it from third parties, for example people you name as references.

If you give us information about other people (your employees or your customers), you must have the right to do so.

Pourquoi nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements pour les fins suivantes, et seulement pour celles-ci, sauf si vous y consentez ou si la loi le permet :

• répondre à vos questions et à vos demandes, et planifier un appel découverte;
• conclure et exécuter nos contrats, y compris répondre aux appels, prendre les messages, gérer les agendas et assurer les suivis administratifs pour le compte de nos clients;
• transmettre à nos clients les messages, transcriptions, résumés et rapports d’appels;
• facturer, percevoir les paiements (y compris la facturation à la minute) et tenir nos livres;
• communiquer avec vous au sujet de vos services, de la facturation et des mises à jour importantes;
• vous envoyer nos nouvelles et nos offres, si vous y avez consenti;
• assurer la qualité et la sécurité de nos services et prévenir la fraude;
• évaluer les candidatures reçues pour des postes chez Mallar;
• améliorer notre site web et mesurer son utilisation;
• respecter nos obligations légales.

Si nous souhaitons utiliser vos renseignements à une autre fin, nous vous en informerons et nous demanderons votre consentement, sauf exception prévue par la loi. La prospection commerciale n’est jamais considérée comme une fin compatible : elle exige toujours votre consentement.

Why we use your information

We use your information for the following purposes, and only for these purposes, unless you consent or the law allows otherwise:

• answer your questions and requests, and schedule a discovery call;
• enter into and perform our contracts, including answering calls, taking messages, managing calendars and handling administrative follow-ups on behalf of our clients;
• send our clients the messages, transcripts, summaries and call reports;
• invoice, collect payments (including per-minute billing) and keep our books;
• communicate with you about your services, billing and important updates;
• send you our news and offers, if you have consented;
• ensure the quality and security of our services and prevent fraud;
• assess the job applications we receive for positions at Mallar;
• improve our website and measure how it is used;
• meet our legal obligations.

If we want to use your information for another purpose, we will tell you and ask for your consent, unless the law provides an exception. Commercial solicitation is never considered a compatible purpose: it always requires your consent.

Votre consentement

Lorsque vous nous fournissez vos renseignements pour les fins décrites dans cette politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et les communiquions pour ces fins. Pour toute autre fin, nous demandons votre consentement séparément. Il doit être manifeste, libre, éclairé et donné pour des fins précises, et nous le demandons en termes simples et clairs. Pour un renseignement sensible, il doit être exprimé de façon expresse.

Retirer votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements en tout temps, en écrivant à [email protected]. Chaque message promotionnel comprend aussi un moyen de vous désabonner. Si le renseignement est nécessaire à l’exécution d’un contrat, le retrait pourrait nous empêcher de poursuivre le service; nous vous l’expliquerons alors clairement.

Nous ne refusons pas un service ou une demande d’emploi parce que vous refusez de fournir un renseignement qui n’est pas nécessaire.

Your consent

When you give us your information for the purposes described in this policy, you consent to our using and disclosing it for those purposes. For any other purpose, we ask for your consent separately. It must be clear, free and informed, and given for specific purposes, and we ask for it in plain and simple terms. For sensitive information, it must be given expressly.

Withdrawing your consent

You may withdraw your consent to the use or disclosure of your information at any time by writing to [email protected]. Every promotional message also includes a way to unsubscribe. If the information is necessary to perform a contract, withdrawing consent may prevent us from continuing the service; we will then explain this clearly.

We do not refuse a service or a job application because you refuse to provide information that is not necessary.

Avec qui nous partageons vos renseignements

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Nous les communiquons seulement lorsque c’est nécessaire, avec votre consentement ou lorsque la loi le permet, aux catégories de tiers suivantes :

Nos fournisseurs ne reçoivent que les renseignements dont ils ont besoin. Un contrat écrit les oblige à protéger la confidentialité des renseignements, à les utiliser seulement pour réaliser leur mandat et à ne pas les conserver après la fin du contrat.

Who we share your information with

We do not sell or rent your personal information. We disclose it only when necessary, with your consent or where the law allows, to the following categories of third parties:

Our service providers receive only the information they need. A written contract requires them to protect the confidentiality of the information, to use it only to carry out their mandate and not to keep it after the contract ends.

Renseignements transférés hors Québec

Certains de nos fournisseurs (hébergement, courriel, infonuagique, transcription et intelligence artificielle, outils d’analyse) peuvent conserver ou traiter des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada ou aux États-Unis.

Avant de communiquer un renseignement à l’extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Nous tenons compte de la sensibilité du renseignement, de la fin pour laquelle il serait utilisé, des mesures de protection prévues (y compris par contrat) et des règles de protection en vigueur dans l’État de destination. Nous ne procédons à la communication que si l’évaluation démontre une protection adéquate, et nous concluons alors une entente écrite.

Information transferred outside Quebec

Some of our service providers (hosting, email, cloud services, transcription and artificial intelligence, analytics tools) may store or process information outside Quebec, including elsewhere in Canada or in the United States.

Before disclosing information outside Quebec, we carry out a privacy impact assessment. We consider the sensitivity of the information, the purpose for which it would be used, the protections that would apply (including contractual ones) and the personal information protection rules in force in the destination jurisdiction. We disclose the information only if the assessment shows that it would receive adequate protection, and we then enter into a written agreement.

Témoins et technologies de suivi

Nous utilisons des témoins (cookies) et des technologies semblables pour faire fonctionner notre site et comprendre comment il est utilisé.

• Témoins essentiels : ils assurent le fonctionnement et la sécurité du site. Ils sont toujours actifs.
• Témoins d’analyse et de marketing : ils mesurent la fréquentation et le comportement des visiteurs. Ils peuvent permettre de vous identifier ou d’évaluer vos préférences, vos intérêts ou votre comportement (c’est ce qu’on appelle le profilage). Ils sont désactivés par défaut et ne sont activés que si vous les acceptez.

Vous pouvez modifier vos choix en tout temps depuis le lien « Paramètres des témoins » au bas de notre site ou depuis les paramètres de votre navigateur. Refuser certains témoins pourrait toutefois affecter votre expérience sur le site.

Cookies and tracking technologies

We use cookies and similar technologies to make our website work and to understand how it is used.

• Essential cookies: they keep the website working and secure. They are always active.
• Analytics and marketing cookies: they measure visitor traffic and behaviour. They may make it possible to identify you or to assess your preferences, interests or behaviour (this is known as profiling). They are off by default and are turned on only if you accept them.

You can change your choices at any time from the “Cookie settings” link at the bottom of our website or from your browser settings. Refusing some cookies may, however, affect your experience on the website.

Combien de temps nous conservons vos renseignements

Nous conservons vos renseignements seulement le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou plus longtemps si une loi l’exige.

Lorsque les fins sont accomplies, nous détruisons les renseignements de façon sécuritaire ou nous les anonymisons de manière irréversible pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes, comme des statistiques. Un renseignement peut être conservé plus longtemps lorsqu’une loi l’exige ou en cas de litige.

How long we keep your information

We keep your information only as long as needed to achieve the purposes for which it was collected, or longer if the law requires.

Once the purposes are fulfilled, we securely destroy the information or irreversibly anonymize it so that it can be used for serious and legitimate purposes, such as statistics. Information may be kept longer where a law requires it or in the event of a dispute.

Vos droits

Vous avez les droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :

Décisions automatisées

À ce jour, nous ne rendons aucune décision à votre sujet fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Si cela change, nous vous en informerons au plus tard au moment de la décision, et vous pourrez présenter vos observations à un membre de notre personnel.

Comment exercer vos droits

Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels, à [email protected], et joignez une preuve de votre identité. Nous vous répondons par écrit, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. L’accès est gratuit; des frais raisonnables peuvent être demandés pour la transcription, la reproduction ou la transmission, et nous vous en indiquons le montant approximatif avant d’aller de l’avant.

Si nous refusons votre demande, nous motivons notre refus, nous indiquons la disposition de la loi sur laquelle il repose ainsi que vos recours et leur délai. Vous pouvez demander à la Commission d’accès à l’information d’examiner la mésentente dans les 30 jours suivant le refus ou l’expiration du délai de réponse.

Your rights

You have the following rights regarding your personal information:

Automated decisions

To date, we make no decision about you based exclusively on automated processing. If that changes, we will inform you no later than when the decision is made, and you will be able to submit your comments to a member of our staff.

How to exercise your rights

Write to the person in charge of the protection of personal information at [email protected] and include proof of your identity. We will reply in writing, with diligence and no later than 30 days after receiving your request. Access is free; reasonable fees may be charged for transcription, reproduction or transmission, and we will tell you the approximate amount before going ahead.

If we refuse your request, we will give our reasons, cite the provision of the law on which the refusal is based, and tell you about your remedies and the time limit to use them. You may ask the Commission d’accès à l’information to examine the disagreement within 30 days of the refusal or of the expiry of the response period.

Sécurité et incidents de confidentialité

Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements, à leur quantité et à leur support :

• accès limité aux personnes qui ont besoin des renseignements pour leurs fonctions;
• engagements de confidentialité avec notre personnel et nos fournisseurs;
• mots de passe et contrôles d’accès;
• sauvegardes et formation du personnel.

Aucun mode de transmission ou de stockage n’est totalement sûr. Nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue.

En cas d’incident

Si un incident de confidentialité survient (accès, utilisation ou communication non autorisés d’un renseignement, perte ou autre atteinte à sa protection), nous prenons des mesures raisonnables pour réduire les risques de préjudice et éviter qu’un incident semblable se reproduise. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Nous tenons aussi un registre de tous les incidents.

Security and confidentiality incidents

We apply reasonable security measures, suited to the sensitivity of the information, its quantity and its format:

• access limited to people who need the information to do their jobs;
• confidentiality commitments with our staff and our service providers;
• passwords and access controls;
• backups and staff training.

No method of transmission or storage is completely secure. We therefore cannot guarantee absolute security.

In the event of an incident

If a confidentiality incident occurs (unauthorized access to, use of or disclosure of information, loss, or any other breach of its protection), we take reasonable steps to reduce the risk of harm and prevent a similar incident from happening again. If the incident poses a risk of serious harm, we promptly notify the Commission d’accès à l’information and the people concerned. We also keep a register of all incidents.

Modifications, plaintes et nous joindre

Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique. Toute modification sera publiée ici, avec une nouvelle date d’entrée en vigueur. Lorsque les changements sont importants, nous vous en aviserons aussi par un moyen propre à vous joindre, par exemple par courriel.

Plaintes

Si vous croyez que nous n’avons pas respecté cette politique ou la loi, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels en décrivant la situation. Nous accusons réception de votre plainte, nous l’examinons avec diligence et nous vous répondons par écrit dans les 30 jours. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec, au cai.gouv.qc.ca ou au 1 888 528-7741.

Changes, complaints and contact us

Changes

We may update this policy. Any change will be posted here with a new effective date. When the changes are significant, we will also notify you by a means suited to reaching you, for example by email.

Complaints

If you believe we have not complied with this policy or the law, write to the person in charge of the protection of personal information and describe the situation. We will acknowledge receipt of your complaint, review it with diligence and reply in writing within 30 days. You may also contact the Commission d’accès à l’information du Québec at cai.gouv.qc.ca or 1 888 528-7741.